2 Novembre 2023

Modello organizzativo funzionale

Blog, Sicurezza

Modello organizzativo funzionale: Struttura Organizzativa e Ruoli Chiave.

Quando si parla di modello organizzativo funzionale si fa riferimento ad una forma di organigramma aziendale, detto anche, appunto, modello organizzativo su funzioni o gerarchico.

Facciamo chiarezza, per cominciare, introducendo una definizione di organigramma.

Con organigramma si intende uno strumento documentale volto a rappresentare schematicamente, su carta o su un dispositivo, il funzionamento globale di un’azienda.

Nello specifico, si tratta di una rappresentazione grafica statica, preparata attraverso un diagramma disegnato, dei singoli tasselli che rappresentano, nell’organizzazione, i ruoli presenti in azienda delineando, con specifici simboli, le relazioni che intercorrono tra loro.

Obiettivo del modello organizzativo funzionale è mettere ordine in azienda: è importante cominciare effettuando una analisi precisa e specifica dei ruoli in azienda, che compongono le diverse funzioni o reparti, procedendo poi tracciandone le relazioni orizzontali e verticali.

Condividere con le persone queste informazioni può aiutare a realizzare un modello quanto più reale possibile e vicino alla versione “as is”, allontanando il rischio di rappresentare un modello che appartenga ad una mera Vision imprenditoriale.

Il modello organizzativo funzionale può essere idealmente immaginato come un corpo umano composto da singoli organi che devono funzionare in autonomia ma anche in interdipendenza tra loro: Reparti e Uffici compongono gli organi e seguendo il processo di trasformazione proprio dei processi comunicativi e tecnici, questi devono poter essere “sani” al loro interno e funzionare in collegamento e in comunicazione tra loro.

L’organigramma funzionale può indicare dunque altresì le relazioni gerarchiche sul piano verticale: mentre sul piano orizzontale sono disegnate e riportate funzioni “line” o di “staff” con una medesima responsabilità gerarchica, i tasselli (ruoli) riportati a cascata sul piano verticale indicano subordinazione.

Il modello organizzativo funzionale consente una visualizzazione chiara, pulita, ordinata delle gerarchie aziendali, delimita i ruoli nei loro confini e vincoli, evita sovrapposizioni tra ruoli anche all’interno del medesimo ufficio, e si pone come obiettivo principale quello di fare chiarezza all’interno dell’organizzazione di possibilità di percorsi di carriera.

Il diagramma funzionale gerarchico viene rappresentato inserendo i singoli ruoli all’interno di caselle rettangolari che ne definiscono, attraverso uno specifico titolo, l’unità organizzativa; il titolo è definito titolo della posizione (es. addetto paghe, sales manager…). I riquadri sono poi collegati tra loro con linee che inquadrano i rapporti che intercorrono tra le figure.

È possibile trovare all’interno di un modello organizzativo funzionale 3 livelli di responsabilità:

Un livello Direttivo ove si possono includere le figure di Amministratore Delegato, Chief Executive Officier, Direttore Generale, General Manager e ciò che può appartenere più generalmente al Consiglio Di Amministrazione, con funzioni strategiche;
Un livello di Line Manager o Responsabili di Funzione, con attività di supervisione e coordinamento;
Un livello operativo.

Il rischio di non adottare all’interno della propria azienda un modello di organigramma definito e chiaro può essere quello di generare confusione all’interno della propria organizzazione, rendere difficili le attività di problem solving rispetto patologie organizzative quali diminuzioni di produttività all’interno di specifici reparti, turn over, livelli alti di stress percepito dalle risorse.

Il modello organizzativo funzionale rende ben chiara la distanza tra Direzione aziendale e operativi con la possibilità di studiare la complessità e l’ampiezza dei processi di delega e decisionali, con l’obiettivo di ottimizzarli e migliorarli per velocizzare le azioni verso l’output e lo scambio di informazioni tra ruoli e reparti.

Il consiglio di un esperto è quello di analizzare la documentazione organizzativa almeno una volta l’anno per verificare la sua attualità e reale applicazione al fine eventualmente di poterla innovare e aggiornare o correggere.

Modello organizzativo funzionale: Normative e Responsabilità Legali nell’Organizzazione.

L’importanza di un modello organizzativo funzionale, oltre a tutti i motivi precedentemente riportati, raggiunge il suo apice quando si parla di tematiche riguardanti la sicurezza e l’ambiente. Questo perché il datore di lavoro, a cui sono rimandate tutte le responsabilità in ambito di sicurezza ed ambiente, non può essere presente in ogni situazione lavorativa. Risulta quindi necessario individuare un lavoratore che agisca in nome e per conto del titolare, il quale si occupi di far rispettare le normative ed i dettami della società.

Per questo risulta fondamentale chiarire in modo accurato sia la gerarchia che le varie mansioni all’interno dell’organizzazione. Di solito vengono prodotti due documenti: un classico organigramma, il quale serve a chiarire le gerarchie tra le varie funzioni, ed il mansionario, che è un documento descrittivo nel quale si va a delimitare la capacità di intervento delle varie funzioni aziendali.

Le tematiche di sicurezza ed ambiente risultano essere normate a livello legislativo. La sicurezza, fortemente normata, ha già molti ruoli chiariti a livello legislativo, in cui vengono definite le responsabilità dei vari ruoli, mentre l’ambiente è più carente dal punto di vista legislativo sulle funzioni delle varie figure.

Ad esempio, il modello organizzativo funzionale potrebbe assistere il personale aziendale su delle tematiche ambientali come:

Gestione dei rifiuti (formulari, registro, analisi ecc);
Controlli periodici delle emissioni;
Gestione delle emergenze (Es sversamenti ecc).

La lista riportata risulta essere solo un accenno dei compiti che devono essere attenzionati dal personale che si occupa di ambiente, questi variano sia in base alla tipologia di azienda che alla grandezza.

Se non adeguatamente chiariti i compiti delle varie funzioni, potrebbero emergere problematiche dovute alle mancate sorveglianze dei punti sopra riportati, che causerebbero sanzioni da parte dell’ente statale. È importate ricordare che, oltre al danno economico, per alcuni reati in ambito ambientale si prevedono sanzioni penali, e colui che risponde di tali sanzioni è il datore di lavoro.

Da non sottovalutare che anche per il lavoratore è rilevante poter accedere ad un modello organizzativo funzionale chiaro, così da essere sicuro che le attività da lui svolte siano previste dalla sua funzione. Infatti, nel caso in cui l’attività che sta svolgendo non risulti attinente al mansionario, potrebbe richiedere un cambio di mansione e della formazione aggiuntiva per le nuove responsabilità a cui è sottoposto. Anche la certificazione ISO 9001 prevede che siano definite le responsabilità delle varie funzioni all’interno dell’azienda, perché un’azienda in cui non sono chiarite le responsabilità non è un’azienda efficiente.